Février, c’est le bon mois pour archiver ses papiers

Cela ne vous a pas échappé : nous avons récemment changé d’année. Et qui dit « changement d’année » dit « archivage des papiers de l’année passée ». Mais pourquoi donc ?

En février, normalement on a reçu tous les papiers administratifs de l’année précédente donc on peut traiter les papiers d’une année civile complète. Les papiers sont envahissants car on a tendance à tout garder donc archiver permet de faire du tri et de ne garder que ceux qui sont importants. Enfin, on a besoin de faire de la place pour ranger les papiers des 12 prochains mois.

De quels papiers s’agit-il ?

On parle ici des papiers de la voiture (achat, réparation), de l’assurance (contrats, avis d’échéance), de la banque (relevés de compte, talons de chéquier, contrats de prêt), des factures liées au logement (eau, gaz, électricité, téléphone, mobilier, gros électro-ménager), des impôts (déclaration de revenu, avis d’imposition), des bulletins de salaire, des relevés de la sécurité sociale, des examens médicaux…

Il est important de garder ces papiers de manière organisée pour pouvoir retrouver celui dont on a besoin. Cependant, les durées de conservation officielle ne sont pas les mêmes selon les types de papiers.

Pour tout ce qui fonctionne en année scolaire, on attend fin juin ou début juillet pour faire un bon tri (bulletins scolaires, comptes-rendus de conseil de classe, documents envoyés par les associations sportives, culturelles, musicales dont on est membre…).

Comment procéder ?

La première chose à faire est de sortir tous les papiers administratifs du bureau, du salon, des étagères/boites/pochettes… et de les rassembler sur une grande table propre. Puis, il faut les regrouper par catégorie c’est-à-dire faire une pile avec les papiers qui concernent le même grand thème ex : assurance, banque, voiture, maison, impôts, santé…

Puis se pose l’épineuse question : quels papiers faut-il garder et pendant combien de temps ? Il existe des règles précises de durée légale de conservation pour de nombreux papiers administratifs qui permettent de répondre à cette question. Pour consulter le tableau officiel des durées de conservation des papiers, cliquez ici.

Avec l’aide de ce tableau, vous allez pouvoir reprendre chaque catégorie de papier et faire du tri : vous gardez les papiers figurant dans le tableau officiel et vous jetez les documents obsolètes (courriers d’informations, brochures, publicité…). Ensuite, vous insérez les documents à garder dans une pochette sur laquelle vous notez l’année concernée, la catégorie de papier et l’année à laquelle vous pourrez détruire ces papiers. Exemple pour des talons de chéquier et des relevés de compte bancaire qui se conservent 5 ans : vous les glissez dans une pochette sur laquelle vous marquez « Banque – 2020 – A détruire en 2025 ».

En procédant ainsi, vous pourrez bientôt, chaque année, archiver une pochette et en détruire une, celle des documents arrivés en fin de durée de conservation !

Où conserver les papiers archivés ?

L’idéal est de ranger les pochettes de documents dans des boîtes à archives sur lesquelles on note l’année et les catégories de papiers qu’elles contiennent. Puis, il faut stocker ces boîtes dans un endroit frais, sec et plutôt en hauteur. Le haut d’une armoire ou d’un placard sont particulièrement indiqués pour cela.

Une chose est sûre, si vos papiers sont archivés par année, il vous sera beaucoup plus facile de les retrouver, de les consulter et de les détruire le moment venu !

Le sujet vous stresse ? La phobie administrative vous guette ? Les papiers vous donnent des boutons ?

Contactez-moi : j’ai des solutions à vous proposer pour que vos papiers deviennent vos alliés !!

0 réponses

Répondre

Se joindre à la discussion ?
Vous êtes libre de contribuer !

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *